Was ist ein virtuelles Postfach und wie funktioniert es?

Der Anstieg von Fernarbeit und digitaler Kommunikation hat in den letzten Jahren die Popularität virtueller Postfächer erhöht. Mit einem virtuellen Postfach benötigen Sie weder ein physisches Postfach noch eine physische Präsenz an einer bestimmten Adresse.

In diesem Handbuch erfahren Sie, was ein virtuelles Postfach ist und wie es funktioniert. Am Ende wissen Sie, ob Sie eines für Ihre privaten oder geschäftlichen Zwecke benötigen.

Was ist ein virtuelles Postfach?

Ein virtuelles Postfach (oder eine virtuelle Adresse) ist ein Onlinedienst, der es Privatpersonen und Unternehmen ermöglicht, ihre Postsendungen aus der Ferne zu empfangen, anzuzeigen und zu verwalten. Dieser Dienst ist eine digitale Alternative zu herkömmlichen Postfachsystemen.

Damit werden physische Postfächer überflüssig und Sie können von überall auf Ihre E-Mails zugreifen, solange Sie über eine Internetverbindung verfügen. Der Zweck eines virtuellen Postfachs besteht darin, die E-Mail-Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und die Effizienz der täglichen Aktivitäten zu steigern.

Virtuelle Postfachdienste bieten eine Vielzahl von Funktionen, wie z. B. E-Mail-Scannen, E-Mail-Weiterleitung und Online-Mail-Verwaltungsplattformen. Es wird für Sie einfacher, Ihre E-Mails digital zu organisieren, zu speichern und darauf zuzugreifen.

Arten von virtuellen Postfächern

Es gibt zwei Haupttypen virtueller Postfächer: geschäftliche und private virtuelle Postfächer. Beide virtuellen Postfächer bieten ähnliche Funktionen, sind jedoch auf unterschiedliche Bedürfnisse und Anwendungsfälle zugeschnitten.

Virtuelle Postfächer für Unternehmen

Diese sind in erster Linie für Unternehmen gedacht (meistens onlinebasiert diejenigen), Unternehmer und Remote-Mitarbeiter, die eine professionelle Postanschrift für ihre Geschäftsbetrieb. Virtuelle Postfächer für Unternehmen verfügen häufig über zusätzliche Funktionen wie E-Mail- und Paketweiterleitung, E-Mail-Scannen und die Möglichkeit, mehreren Benutzern oder Teammitgliedern den Zugriff auf das Postfach zu ermöglichen.

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Persönliche virtuelle Postfächer

Diese sind für Einzelnutzer gedacht, die ihre persönliche E-Mail virtuell verwalten möchten. Sie benötigen diese Art von Postfach, wenn Sie ein Expat, ein Arbeitnehmer im Ausland, beim Militär oder ein Reisender sind.

Persönliche virtuelle Postfächer bieten Ihnen eine physische Adresse zum Empfangen Ihrer Post, die Sie scannen und online einsehen können. Die Dienste bieten Funktionen wie Postweiterleitung, Postspeicherung und die Möglichkeit, Post über eine Online-Plattform zu verwalten und zu organisieren.

Wie funktionieren virtuelle Postfächer?

Virtuelle Postfächer funktionieren, indem sie die Bearbeitung physischer Post mit digitaler Technologie kombinieren. So funktionieren sie normalerweise:

• Empfangen von Mails: Wenn Sie sich für einen virtuellen Postfachdienst anmelden, wird Ihnen eine physische Adresse zugewiesen. An diese Adresse wird Ihre Post zugestellt. Wenn die Post an dieser Adresse eintrifft, wird sie vom Personal des virtuellen Postfachanbieters entgegengenommen.
• Mailbearbeitung: Die Mitarbeiter des Anbieters virtueller Postfächer öffnen und scannen die Außenseite jedes Umschlags oder Pakets. Anschließend laden sie die gescannten Bilder in Ihr Online-Postfachkonto hoch. Sie können diese digitalen Bilder Ihrer Post über eine sichere Online-Plattform oder eine mobile App ansehen.
• Optionen zur E-Mail-Verwaltung: Sobald Sie die gescannten Bilder Ihrer E-Mails sehen können, haben Sie mehrere Möglichkeiten, diese zu verwalten. Die erste Option ist E-Mail-Scannen, wobei Sie dem Anbieter erlauben, den Inhalt bestimmter Sendungen zu öffnen, zu scannen und als digitale PDFs hochzuladen. Alternativ können Sie Mail-Weiterleitung, bei der die physische Post an Ihre Wunschadresse geschickt wird. Bei einigen Anbietern virtueller Postfächer können Sie auch Schreddern oder Recyceln von Post.
• Online-Mailverwaltung: Anbieter virtueller Postfächer bieten Online-Plattformen oder mobile Apps, über die Sie auf Ihre E-Mails zugreifen und diese verwalten können. Diese Plattformen ermöglichen Ihnen das Anzeigen, Organisieren und Durchsuchen Ihrer digitalen E-Mails. Sie können Ordner erstellen, wichtige Elemente kennzeichnen und sogar Benachrichtigungen und Warnmeldungen für bestimmte E-Mail-Typen einrichten.
• Zusatzleitungen: Zusätzlich zur Postbearbeitung bieten Anbieter virtueller Postfächer möglicherweise zusätzliche Dienste an. Dazu kann die Paketweiterleitung gehören, bei der Sie Pakete an Ihrer virtuellen Postfachadresse empfangen und diese dann an den gewünschten Ort (lokal oder international) weiterleiten lassen. Die Postaufbewahrung ist ein weiterer Dienst, bei dem der Anbieter Ihre Post oder Pakete für bestimmte Zeiträume aufbewahrt.

So richten Sie ein virtuelles Postfach ein

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht und Erläuterung der Schritte zum Einrichten virtueller Privat- und Geschäftsadressen.

1. Auswahl eines Anbieters für virtuelle Postfächer

Beginnen Sie mit der Recherche und Auswahl eines seriösen Anbieters für virtuelle Postfächer. Es ist hilfreich, nach Anbietern zu suchen, die die von Ihnen benötigten Funktionen und Dienste anbieten, wie z. B. E-Mail-Scanning, E-Mail-Weiterleitung und Online-Mail-Verwaltungsplattformen.

Achten Sie außerdem auf Faktoren wie Preise, Kundenbewertungen und den Ruf des Anbieters in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz. Diese Faktoren können Ihnen bei der Entscheidung für den besten Dienst helfen.

2. Einen physischen Standort auswählen

Sobald Sie einen Anbieter ausgewählt haben, müssen Sie eine physische Adresse für Ihr virtuelles Postfach auswählen. Normalerweise bietet der Anbieter eine Auswahl an Adressen in verschiedenen Städten innerhalb eines Landes oder in Regionen weltweit an.

Sie müssen lediglich einen der Standorte entsprechend Ihren Anforderungen auswählen. Dies kann entweder eine repräsentative Geschäftsadresse oder ein für die private Post geeigneter Standort sein.

3. Anmeldung für den Dienst

Nachdem Sie eine Adresse ausgewählt haben, müssen Sie sich für den virtuellen Postfachdienst anmelden. Sie geben persönliche Informationen wie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ausweisdokumente an, wie vom Anbieter verlangt.

Sobald Sie den Anmeldevorgang und die Zahlung abgeschlossen haben, ist Ihr virtuelles Postfach eingerichtet und einsatzbereit. Sie können damit beginnen, Post an die von Ihnen gewählte Adresse zu empfangen und digital über die Online-Plattform des Anbieters darauf zuzugreifen.

Welche Vorteile bietet die Verwendung virtueller Postfächer?

Virtuelle Postfächer bieten im Vergleich zu herkömmlichen Postfächern mehrere Vorteile. Hier sind einige Gründe, sich eine virtuelle Adresse zuzulegen:

• Komfort und Zugänglichkeit: Mit einem virtuellen Postfach können Sie von jedem beliebigen Ort mit Internetverbindung auf Ihre E-Mails zugreifen. Sie müssen nicht physisch zu einem Briefkasten oder Postamt gehen, um Ihre E-Mails abzurufen. Dies ist besonders nützlich für Personen, die häufig reisen oder von einem entfernten Standort aus arbeiten.
• Mehr Sicherheit und Datenschutz: Erstens erhält und bearbeitet nur ein professioneller Dienstleister Ihre Post, wodurch das Risiko von Diebstahl oder Verlust verringert wird. Darüber hinaus bieten virtuelle Postfächer sichere Online-Plattformen, auf denen Sie Ihre Post einsehen und verwalten können, ohne dass das Risiko besteht, dass vertrauliche Informationen abgefangen oder von Unbefugten eingesehen werden.
• Kosteneffektivität: Virtuelle Postfächer können kostengünstiger sein als herkömmliche Postfächer, insbesondere für Unternehmen. Mit einem virtuellen Postfach können Sie auf ein physisches Büro oder Ladengeschäft verzichten und so die Gemeinkosten senken. Virtuelle Postfächer bieten außerdem flexible Abonnements, mit denen Sie einen Plan auswählen können, der Ihren spezifischen Anforderungen und Ihrem Budget entspricht.

Abschluss

Wie Sie sehen, werden virtuelle Postfächer von Privatpersonen und Unternehmen dringend benötigt. Sie haben die Art und Weise verändert, wie wir mit physischer Post umgehen, indem sie die Zugänglichkeit digitaler Technologie mit der Zuverlässigkeit traditioneller Postdienstleister kombinieren.

Es gibt keinen besseren Weg, den Überblick zu behalten, als die empfangene Post und die Pakete persönlich in Augenschein nehmen zu müssen. Wählen Sie also noch heute Ihre virtuelle Geschäftsadresse oder eine Privatadresse, um loszulegen!

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