5 conseils de productivité pour les propriétaires de petites entreprises
En tant que propriétaire d’une petite entreprise, votre temps est l’une de vos ressources les plus précieuses. Il n’y a jamais assez d’heures dans la journée pour accomplir tout ce que vous devez faire pour gérer votre entreprise avec succès.
C'est pourquoi il est crucial de maximiser votre productivité. Être efficace avec votre temps vous permet d'entreprendre plus de projets, de mieux servir vos clients et potentiellement de développer votre entreprise.
Cet article présente quelques conseils de productivité que vous pouvez suivre pour atteindre vos objectifs commerciaux plus rapidement. Peu importe qu'il s'agisse de votre objectif quotidien, hebdomadaire ou mensuel.
Qu’est-ce que la productivité en entreprise ?
La productivité en entreprise fait référence à l’utilisation efficiente et efficace de ressources telles que la main-d’œuvre, les matériaux, l’équipement, la technologie et le capital pour produire des biens et des services. Il s'agit d'une mesure de la manière dont une entreprise convertit ses intrants en extrants de valeur.
La productivité est calculée en divisant les extrants par les intrants. Les mesures courantes incluent :
- Revenu par employé : Revenu total généré divisé par le nombre d'employés. Cela montre dans quelle mesure chaque employé contribue aux ventes.
- Unités produites par heure de travail : Nombre d'unités ou d'articles terminés en une heure de temps de travail. Cela reflète l’efficacité du travail.
- Valeur ajoutée par heure de travail : Valeur totale créée par la transformation des intrants en produits ou services finis, divisée par les heures de travail requises.
Une productivité plus élevée signifie qu'une entreprise peut produire plus de résultats tout en utilisant moins d'intrants, ou maintenir les mêmes niveaux de production à des coûts réduits. Cela améliore les marges bénéficiaires.
Facteurs qui influencent la productivité de l'entreprise
Certains des facteurs qui ont un impact sur la productivité sont les suivants :
- Utilisation de la technologie : Les outils d'automatisation, de services cloud et d'analyse de données simplifient les opérations et améliorent l'efficacité.
- Compétences de la main-d'œuvre : Vos compétences sont importantes dans la mesure où le fait d'être hautement qualifié vous rend plus rapide et plus intelligent. Si vous avez une équipe ou des employés, la formation continue maintient les compétences de tous les membres à jour pour maximiser leur rendement.
- Investissement en capital: Investir dans des machines et des équipements modernes permet une production plus rapide et de meilleure qualité que les méthodes manuelles.
En identifiant les domaines dans lesquels améliorer la productivité, il devient facile pour vous, en tant que propriétaire de petite entreprise, de réduire les coûts unitaires, de stimuler la croissance des revenus, d'acquérir des avantages concurrentiels et d'améliorer la rentabilité globale.
Comment améliorer la productivité des petites entreprises
Voici les meilleures façons de devenir plus productif en tant que propriétaire de petite entreprise.
1. Fixez des objectifs et des priorités clairs
L’un des moyens les plus rapides de perdre du temps est d’avoir des objectifs et des priorités peu clairs ou irréalistes pour votre journée, votre semaine et votre activité en général. Prendre le temps de définir des objectifs spécifiques et mesurables ainsi qu'une liste de tâches prioritaires vous aide à rester concentré sur ce qui compte le plus.
Vous devez déterminer vos tâches les plus importantes et les aborder avant de passer à d’autres projets. Avoir des objectifs clairs sur lesquels travailler vous maintient également motivé tout au long de la journée.
2. Apprenez à dire non
En tant que propriétaire d'une petite entreprise, il peut être difficile de refuser les demandes de clients, de partenaires ou d'autres opportunités de travail. Cependant, en faire trop peut faire dérailler votre productivité.
Il est utile de savoir quand il est nécessaire de refuser poliment afin que vous puissiez vous concentrer sur vos principales priorités. Dire non aux distractions vous permet de concentrer votre énergie là où elle aura le plus grand impact.
3. Réduisez les distractions
Il est facile de perdre du temps en se laissant entraîner dans des distractions inutiles comme les réseaux sociaux, les e-mails et appels téléphoniques personnels ou la navigation non liée au travail. Identifiez vos plus grosses pertes de temps et fixez des limites.
Par exemple, planifiez des heures spécifiques de la journée pour consulter vos e-mails et désactiver les notifications pour les applications distrayantes. Un environnement sans distraction permet de rester plus facilement concentré sur sa tâche.
4. Organisez votre espace de travail
Un espace de travail organisé et sans encombrement favorise la productivité. Donc. prenez le temps de ranger votre espace de travail physique en classant les papiers importants, en désencombrant votre bureau et en ayant une place pour tout.
L’organisation numérique est également importante. Utilisez des dossiers pour séparer les projets et faciliter la recherche des documents et modèles importants.
Un système organisé vous fait gagner du temps passé à chercher ce dont vous avez besoin. Vous pouvez facilement localiser n'importe quoi en tapant simplement quelques mots.
5. Faites des pauses régulières
Il est impossible de rester concentré sur ses tâches pendant des heures sans interruption. Assurez-vous de prévoir de courtes périodes de repos tout au long de votre journée de travail, ne serait-ce que 5 minutes, pour recharger votre cerveau.
Éloignez-vous de votre bureau, changez de décor et faites une activité rapide comme des étirements ou une collation. Prendre des micro-pauses stimule la concentration et la créativité lors de votre retour au travail.
Outils de productivité pour les petites entreprises
Il existe différents outils pour aider votre petite entreprise à être plus productive. Je les partage ci-dessous :
- IA générative: Ces outils sont mes préférés et j'ai beaucoup écrit à leur sujet. Ils peuvent générer n'importe quoi, des phrases et paragraphes aux images et vidéos (Exemple : Jaspe)
- Gestion des tâches: Ceux-ci aident à planifier, organiser et suivre des tâches ou des projets du début à la fin (Exemple : Asana)
- Partage et stockage de fichiers : Stockez et accédez en toute sécurité aux fichiers sur tous les appareils (exemple : Dropbox)
- Planification et calendriers: Coordonner les horaires, les réunions et les rendez-vous (Exemple : Mouvement)
- Communication: Outils de messagerie, de courrier électronique et de réseaux sociaux (Exemple : Slack)
- Cartographie mentale et brainstorming : Outils visuels pour cartographier les idées et les plans (Exemple : MindMeister)
- CRM et automatisation du marketing : Gérer les relations clients et automatiser le marketing (Exemple : Hubspot)
- Comptabilité et facturation : Gérer les rapports financiers, la facturation et la comptabilité (Exemple : QuickBooks)
- Gestion de l'inventaire: Suivez les niveaux de stock en temps réel et gérez les achats et les ventes (Exemple : Zoho Inventory)
- Documentation et remarques : Capturez des notes, des articles et des informations (Exemple : Evernote)
La plupart de ces outils sont dotés de fonctionnalités de collaboration pour les équipes. En d’autres termes, vous et les autres membres de l’équipe pouvez travailler ensemble à distance.
En outre, une sélection d’entre eux est dotée de fonctionnalités d’analyse de données pour le cas d’utilisation applicable. Par exemple, dans CRM, vous pouvez suivre les performances de la campagne, le nombre de prospects et les taux de conversion.
Conclusion
La mise en œuvre de ces conseils de productivité peut aider les propriétaires de petites entreprises très occupés à tirer le meilleur parti de leur temps précieux et à obtenir davantage à long terme. Avec un peu de planification et de définition des limites, vous serez sur la bonne voie vers une efficacité accrue.
N'oubliez pas d'investir dans des outils de productivité appropriés pour les entreprises. Ils peuvent automatiser presque tout et supprimer le besoin de saisie manuelle, de suivi, d'exécution de tâches, etc.
